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一文读懂电子发票——电子发票助力企业进行税务管理数字化转型

日期:2019-07-01

本文根据韩庆旺在“信息技术与财务的未来”高峰论坛的演讲整理

作者简介

韩庆旺,浪潮集团税务产品部总经理。主要负责税务信息化方案落地、业务和技术拓展工作。曾在国内几家大型ERP厂商供职,有超过15年IT行业从业经验。在ERP、财务管理和税务管理领域,通过软件的开发、实施,帮助企业提升工作效率和管理水平。一直致力于大型集团企业的税务管理系统的规划与实施。业务范围覆盖了发票管理、多税种管理、政策法规、关联交易与转让定价、涉税风险管理和税务筹划等方面。  

一、电子发票的定义解读

首先,我们看一下,什么是电子发票。从官方或是百科给出的定义不难看出,它具有以下几个特点,首先它是电子化的、是通过网络传递的一种收付款凭证。并且它具有和纸质发票一样的法律效力,可以作为会计核算的原始凭证和税务稽查的重要依据。电子发票是互联网技术、计算机技术快速发展的产物,它完全脱离了纸质形态,利用先进的计算机技术以电子记录的形态在网上进行存储、流通。和纸质发票一样,由税局统一发放和纸质发票采用同样的防伪技术。通常都是以PDF形式存储。

二、电子发票的影响路径

1.纸质发票的困惑

那么,传统的纸质发票存在哪些问题,而从国家层面为什么要大力的推进电子发票的应用呢。首先,我们现在看一下纸质发票目前存在的一些弊端。从税局来讲,纸质发放效率低,占用了税务人员太多的工作时间,二者纸质发票容易造假,填写不规划,给税局监管增加了很大难度。从企业来讲,纸质发票从领用、开具、保管、流通及存在等方面难度都非常大,成本也比较高。从消费者来说呢,拿到纸质发票后保存、入账报销等比较麻烦,偶尔现场还不能开出发票,无形之中增加了使用的成本。  

2.电子发票的优势  

电子发票又有哪些优势呢,首先,电子发票不需要打印,以电子形式流通,既节约了资源又绿色环保。企业也减少了管理成本,比如说企业领购发票过程中的路费、邮费、发票保管、开具的人工费、以及归档存储费用等。其次,税局可以利用先进的技术手段对发票信息进行分类统计、校验真伪、实时监控,从源头杜绝了假发票,更利于税局监管。由于采用了电子方式流通,也大幅减少了税局和企业的工作。发票开具时可以自动提取企业开票信息,保证了发票开具的准确性。大大提升了工作效率。并且,电子发票存在网络中,不需要消费者单独保存,用时再进行提取,保证发票不会丢失损坏,有助于维护消费者的利益。  

3.电子发票历程  

所以,从国家层面也一直致力于电子发票事业的推进,多年来不断的推出各种法规、优惠政策等。以下举几个里程碑事件。2013年6月27号京东商场开出了第一张电子发票。而次年的同一天,人保财险接受第一张电子化入账的发票。15年9月,国务院发布了《国务院关于加快构建大众创业万众创新支撑平台的指导意见》指出,需要加快使用电子发票。17年3月要求包含电商、电信、金融、快递、公用事业等有特殊需求的纳税人中推行使用电子发票。同年7月,国务院会议确定在年底前实现统一开具高速公路通行费电子发票。同年12月,要求通行费不再开具纸质发票。并且通行费电子普通发票可以进行勾选抵扣。以上这些政策和行为,充分说明了国家推动电子发票决心。  

三、电子发票的市面产品

那么,市面有哪些厂商在做电子发票或者产品,他们分别又有什么特点。这些厂商基本上可以分为以下4种,金税设备提供商、传统ERP厂商、新兴的独立平台和支付巨头。金税设备提供商税局在其提供金税或者税控设备基础上,提供电子发票增值服务。而传统ERP厂商则在其为各个企业提供财务、业务管理的基础上,借助电子发票平台提供更加完整的业财资税一体化解决方案。第三方独立平台则借助互联网技术趋势,提供SAAS模式的独立服务。通过给ERP厂商或支付平台等系统对接来提供服务。同样,像微信、支付宝这样的支付巨头提供全民应用的支付业务,在此基础上增加电子发票开具服务提供用户体验、加强用户粘性。  

随着信息化技术的突飞猛进,区块链技术的广泛应用,该技术也逐步应用的电子发票。区块链技术可以通过算法替代人力,实现信任自动化、实现分布式的存储和智能合约,保证电子发票的数据安全及可审计性。是完全依靠技术手段而非人为开具出来的消费或支付凭证。电子发票可以达到全流程监管,实现无纸化智能税务管理,实现“交易即开票,开票即报销”。用户可以实现链上储存、流转、报销,大大节省开票及报销流程。使入账过程更加简捷可靠。保障发票的真实性,打击偷税漏税行为。随着区块链技术的进一步推进,相信在电子发票领域的应用会越来越广泛,逐步会纳入增值税发票范畴中,创造一种全新的业务管理模式,未来如何发展,需要拭目以待。 

四、电子发票的使用方法

前面,在电子发票定义、发展历程和纸质、电票的优劣势比较方面做了一些阐述,那么在实际业务场景中,纸质发票和电子发票到底有哪些区别和不同?首先使用纸质发票时,消费者最痛苦的就是完成消费之后,等待开票的过程比较漫长和焦灼、取到纸质发票后进行发票保存很麻烦,担心损坏或丢失。尤其是在填写报账单的时候,需要成沓的发票用胶水粘贴、还需要考虑发票的粘贴方式,整个过程非常繁琐。而使用电子发票后,则不存在类似情况,消费完成后,可以及时通过扫码进行开票,可以自动生成报销单据,智能审核,并快速付款,大大的加快了报销周期。对于电子发票,基本上包含以下三种使用方式。 

1.扫码开票  

第一就是扫描固定二维码方式。这个也是我们比较常见的模式,比如说,我们去餐厅吃饭,在去前台结账时,服务员就会告诉我们说,可以通过扫描台面上的二维码进行开票申请,这是你就会用手机扫描二维码,然后自动跳转到输入抬头信息的界面,如果以前在其他地方开过该抬头的发票,那么只需要输入抬头简单信息,就可以自动带出全部信息。然后点击申请即可开票,服务员录入完消费商品和金额后即开具发票,如果是电子发票则会自动推送到邮箱中。当然你也可以申请开具纸质发票。  

2.扫动态二维码开票  

那么第二种,各位可能也比较常见,例如星巴克、麦当劳等快餐店。当消费完成后,快餐店给我们的小票或者手机上的消费记录中,就会包含一个二维码。直接扫描或者识别,即可进行抬头的录入,并且个人的本次消费信息也自动携带过来,只需要点击开票申请,即可自动开具发票并发送邮箱。  

3.批量开具电子发票  

相信各位嘉宾平时也会经常坐飞机出行。大家可以回想一下,原来坐飞机的时候,大家想要获取相应的消费发票是一个怎样的处理过程。现在浪潮也为吉祥航空打造了一套线上消费支付并自动开具发票的管理流程。大家可以在其官网、APP上完成机票购买、升舱、贵宾休息厅或超重行李托运等服务。并且可以在APP上直接进行电子发票的开具。APP就会把你曾经的消费记录列示出来,由大家进行选择后合并开票。后面的流程就和其他的开票模式一样了,可以开具后自动推送到相应的邮箱或者APP中。  

五、电子发票的应用场景

1.电子票夹

电子发票的实施和推进,不仅仅是给开具发票带来了不一样的体验,同样,在大家收到电子发票时,处理方式和以前的纸质发票也有了很大的改变,尤其是对于财务人员。因此,我们也推出了云票夹的解决方案,可以帮助用户轻松的管理个人发票,通过对电子发票的PDF识别或二维码扫描实现发票的采集,同时进行真伪查验,并形成发票影像信息。对查验通过的发票可以自动形成报销单据,自动和业务信息稽核匹配,匹配通过后自动生成财务凭证并进行支付。  

2.电子档案  

同样,有了电子发票,我们对原始凭证的归档工作也发生了不小的改变。从对传统的纸质单据的整理、存储,扫描操作,替换成了直接对原始单据进行归档。通过其强大的档案检索能力,快速的进行入库、标引并建档,大大提升了档案管理的效率。由于电子发票本身的电子签章、签名等机制保证了档案防篡改,大大提升了档案的安全性。由于是电子化存储,也解决了纸质档案存放难的问题,大大提升了档案的存储时间。并且档案系统也可以和发票系统集成,自动对发票进行归档处理。 

3.税务与多云融合  

浪潮现在也致力于协助企业进行云端数字化转型,电子发票业务的发展,逐步融合到整个数字化转型的环节中,包含通过云票夹进行发票获取识别、通过税管云进行发票真伪查验、发票开具和发票的勾选认证,以及最后的电子发票归档管理等方面。加快企业数字化转型的进程。 

六、电子发票对会计行业和会计人员的影响

既然电子发票已经进入到我们工作和生活中的方方面面,那么,我们会计行业,甚至是会计人员会带来哪些方面的影响呢,首先是整个会计行业,电子发票的推进大大的降低了企业的经营成本,提高财务工作的工作效率、促进网上办税业务的优化和提升,企业的办税流程更加简洁高效,电子发票的应用推进了会计档案电子化的实现。 

而对于会计人员来讲,则是对我们整体能力的要求越来越高。不仅仅要调整我们的日常工作方式,好比说对报销业务的处理,对档案的处理方式等。对我们专业的知识也提出了更高的要求。要掌握财务方面的专业知识,还要掌握比如财政、金融、国际贸易、人力资源等方面专业知识。要加强利用数据、整理数据和分析数据的能力,更要加强在沟通和管理方面的能力。能够通过对企业财务状况的评价、经营成果的预测、现金流量的分析,为决策提供科学的依据,进而对企业的财务风险和经营风险进行预警性监测,揭示企业经营管理中存在的问题和潜在的风险。